Deze publicatie is een uitgave van:
Immigratie- en Naturalisatiedienst | www.ind.nl
Maart 2014 | Publicatie-nr. 1106

Gedragscode tolken

Voor u ligt de ‘Gedragscode tolken’ van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) van het ministerie van Veiligheid en Justitie. Van u wordt verwacht dat u kennis neemt van de inhoud van deze gedragscode en dat u hiernaar handelt. Mocht u één of meer van de artikelen in deze gedragscode overtreden, dan kan dit voor de IND aanleiding zijn om niet langer gebruik te maken van uw diensten als tolk. De IND behoudt zich het recht voor om alle door de wet toegestane maatregelen tegen u te nemen bij het overtreden van (één van) de artikelen.

Algemeen

1. Binnen alle overheidslocaties geldt een legitimatieplicht. Neem daarom altijd een geldig paspoort of identiteitskaart mee.
2. Bij aankomst op de locaties(1) ontvangt u een bezoekerspas. Deze dient u goed zichtbaar te dragen. Na beëindiging van de tolkdienst levert u de pas in.
3. Bij opname in het IND-tolkenbestand geeft u de IND toestemming om uw naam, telefoonnummer en e-mailadres te verstrekken aan derden, niet zijnde vreemdelingen of klanten van de IND, die hier om verzoeken ten behoeve van het verrichten van tolkdiensten.
4. De overheid is religieus/levensbeschouwelijk neutraal. Bijzonder aandachtspunt is het dragen van geloofsuitingen, zoals een keppel, kruis of hoofddoek tijdens het tolken voor de IND. Het dragen hiervan is niet verboden, maar mag het werk niet in de weg staan.

Tolkdiensten

1. U bent op tijd aanwezig en beschikbaar op de locatie waar u een tolkdienst uitvoert. Hieruit volgt dat u uitsluitend tolkdiensten aanneemt die wat betreft tijdsplanning en reisafstand uitvoerbaar zijn.
2. Een aangenomen tolkdienst voert u persoonlijk en in zijn geheel uit. Dit betekent dat een tolkdienst pas eindigt nadat het gesprek is afgerond.
3. Als u niet in staat bent om een tolkdienst in zijn geheel of naar behoren uit te voeren, bijvoorbeeld door het ontbreken van kennis van vaktermen of bij ziekte of vermoeidheid, wordt van u verwacht dat u deze stopt en de opdracht teruggeeft aan de IND.
4. Het is u niet toegestaan om een aangenomen tolkdienst onderhands aan een collega-tolk over te dragen.
5. Tijdens het uitvoeren van een tolkdienst kunt u uw mobiele telefoon gedempt of op trilstand aan laten staan. Beperkt u zich bij het raadplegen en beantwoorden van aangeboden tolkdiensten van andere afnemers tot de pauzes. De IND-medewerker die het gesprek leidt kan – onder vermelding van de reden – u verzoeken uw mobiele telefoon uit te schakelen. Dit gebeurt in overleg met u.
6. Telefonische tolkdiensten worden verricht op uw vaste telefoonlijn. Als dit niet mogelijk blijkt, kan hiervan alleen in overleg met de IND-medewerker worden afgeweken.
7. Nimmer verricht u telefonische tolkdiensten in een openbare ruimte of in gezelschap van derden.
8. Indien er problemen of conflicten ontstaan tijdens het uitvoeren van tolkdiensten voor de IND, neemt u contact op met uw coördinator tolken. U kunt dit ook kenbaar maken via het feedbackformulier tolken, dat u kunt vinden op de website www.ind.nl.

Integriteit

1. U bent integer en van onbesproken gedrag.
2. Bij opname in het tolkenbestand van de IND heeft u een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overlegd die niet ouder is dan zes maanden(2) en die is aangevraagd op basis van het aanvraagformulier van het Bureau beëdigde tolken en vertalers (Bbtv).
3. U levert om de vijf jaar een nieuwe VOG aan. De IND behoudt zich het recht voor om eerder een nieuwe VOG aan te laten leveren. Kunt u geen nieuwe VOG aanleveren, dan is dat reden voor de IND om uw gegevens uit het tolkenbestand te verwijderen.
4. U neemt volledige geheimhouding in acht, behoudens wettelijke verplichtingen, jegens alle bij een tolkdienst betrokken personen of instanties. Deze geheimhouding heeft betrekking op alles wat u in het kader van een opdracht is toevertrouwd, ongeacht of dit door de opdrachtgever of een derde is gedaan. Dit betekent ook dat u:

• a. de inhoud van een tolkdienst niet bespreekt met collega-tolken of derden;
• b. kennis, contacten en informatie die u uit hoofde van uw werkzaamheden als tolk voor de IND verwerft, nimmer te eigen bate of ten bate van derden benut.

De geheimhoudingsplicht blijft gelden na afloop van de tolkdienst en samenwerking met de IND.

5. U neemt geen beloning in welke vorm dan ook – aan van een partij voor wie u in opdracht van de IND tolkdiensten verricht, noch biedt u zelf – in welke vorm dan ook – een beloning aan. Wanneer u een beloning krijgt aangeboden, stelt u uw coördinator tolken daarvan direct op de hoogte.
6. U onderhoudt geen relaties, bekleedt geen functies en verricht geen activiteiten die tot belangenverstrengeling kunnen leiden bij het uitoefenen van uw taak als tolk voor de IND.
7. U informeert uw coördinator tolken onverwijld als u aangeklaagd of veroordeeld bent voor een overtreding of misdrijf.
8. Noch u, noch uw familieleden in de eerste of tweede graad zijn betrokken (geweest) bij een regime waarmee vreemdelingen stellen problemen te hebben ondervonden. Van een dergelijke omstandigheid dient u onmiddellijk melding te maken bij de coördinator tolken.

Lees ook de blog: IND mag overeenkomst tolk beëindigen na schenden geheimhoudingsplicht (mei 2014)

Gedrag

1. Tijdens uw werkzaamheden als tolk voor de IND wordt u geconfronteerd met mensen van verschillende achtergronden. Van u wordt verwacht dat u respectvol omgaat met alle personen met wie u beroepsmatig in contact komt. Dit betekent onder meer, maar niet uitsluitend, dat u niet discrimineert op basis van etniciteit, religie, handicaps, geslacht, seksuele oriëntatie of genderidentiteit (waaronder lesbiennes, homoseksuelen, biseksuelen en transgenders) of om welke andere reden dan ook.
2. U hebt oog voor de omstandigheid dat vreemdelingen mogelijk moeite hebben zich te uiten over door hen ondervonden problemen, ook als deze in de persoonlijke levenssfeer liggen. Door een open houding en genuanceerde woordkeuze levert u een positieve bijdrage aan de sfeer van het gesprek waarin u tolkt.
3. U onthoudt zich van iedere vorm van ongewenste fysieke en verbale intimiteiten.
4. U onthoudt zich van iedere vorm van oneerlijke concurrentie en van iedere openbare aantasting van de reputatie of bekwaamheid van andere, al dan niet beëdigde, tolken en vertalers.
5. Buiten de tolkdienst gaat u geen gesprek aan met de vreemdeling voor wie u als tolk optreedt of heeft opgetreden.

Vakuitoefening

1. U bent als tolk een intermediair die zijn werk politiek neutraal, zorgvuldig en nauwgezet verricht.
2. U tolkt in principe consecutief (opvolgend) en dus niet simultaan (gelijktijdig) en altijd in de “ik-vorm”.
3. U vertaalt alles wat de vreemdeling tijdens het gesprek opmerkt, ook als het geen reactie op een vraag van de IND-medewerker betreft, of als de vreemdeling het woord rechtstreeks tot u richt. U vertaalt niet samenvattend.
4. U draagt er zorg voor dat begrippen in een vertaling dezelfde betekenis houden. Als een uitspraak in de brontaal niet exact in de doeltaal vertaald kan worden, zoals een uitdrukking of gezegde, dan kunt u dit nader omschrijven. Meld vervolgens zowel aan de vreemdeling als aan de IND- medewerker dat er sprake is van een omschrijving.
5. Als u tijdens een gesprek de indruk krijgt dat er sprake is van een misverstand of onbegrip, bijvoorbeeld door cultuurverschillen, dan kunt u hierbij actief optreden om dit misverstand of het onbegrip te verduidelijken en weg te nemen. Het is niet de bedoeling dat u uw persoonlijke mening uit of zich inhoudelijk bemoeit met het gesprek. U bent geen gesprekspartner.
6. Als de vreemdeling voor wie u een tolkdienst gaat verrichten een familielid of bekende van u is, dan meldt u dit in het belang van de objectiviteit direct aan de IND-medewerker. Hij beoordeelt of het gesprek kan doorgaan. U hebt zelf ook het recht om de tolkdienst niet voort te zetten.
7. U neemt uitsluitend opdrachten aan waarvoor u de vereiste (taal-)kennis en bekwaamheid bezit.
8. Als de vreemdeling voor wie u als tolk wordt ingezet een andere taal spreekt dan de taal waarvoor u bent gevraagd de tolkopdracht uit te voeren, dan meldt u dit ongeacht of u deze taal beheerst, direct bij de IND-medewerker die beoordeelt of het gesprek kan doorgaan.
9. U beantwoordt geen vragen van een vreemdeling over uw afkomst, etniciteit of religie. Evenmin geeft u uw mening over de afkomst, etniciteit of religie van een vreemdeling, ook niet als u daar expliciet om gevraagd wordt.
10. Wees u bewust van de te betrachten zorgvuldigheid bij de transcriptie van eigennamen vanuit een niet-Latijns schrift. Voor het omrekenen van data in een andere tijdrekening dan de Westerse Gregoriaanse jaartelling maakt u bij voorkeur gebruik van digitale dataconversie.
11. Aantekeningen die u maakt voor het verrichten van de tolkdienst geeft u na afloop van de tolkdienst aan de IND-medewerker.

Klachten

1. Het kan voorkomen dat een vreemdeling een klacht indient over uw optreden als tolk. De coördinator tolken neemt hierover contact op met alle betrokkenen om te beoordelen of de klacht op informele wijze kan worden afgehandeld. Als dat niet mogelijk blijkt, dan wordt de klacht voor een formele behandeling voorgelegd aan de Klachtencommissie Wet beëdigde tolken en vertalers (KC Wbtv) van het Bureau beëdigde tolken en vertalers (Bbtv) in Den Bosch. Nadere informatie over deze formele klachtenbehandeling kunt u nalezen op de website van het Bbtv www.bureaubtv.nl
2. Als de IND klachten heeft over uw taalbeheersing of tolktechnieken/tolkhouding dan kan van u verlangd worden dat u deelneemt aan een taal- of tolktest. De uitkomst van deze test kan van invloed zijn op uw inzet.
3. De IND kan het Bbtv op eigen initiatief informeren over klachten of integriteitschendingen betreffende door de IND ingezette tolken.
4. Mocht u een klacht hebben over het optreden van een IND-medewerker of over de gang van zaken bij IND, dan kunt u hierover contact opnemen met uw coördinator tolken.

 (1) De IND kan u tolkopdrachten aanbieden die plaatsvinden buiten IND-locaties waar afwijkende huisregels kunnen gelden. U houdt zich aan de huisregels van de locaties waar u tolkdiensten verricht.
(2) Dit geldt niet voor tolken die in het Rbtv of op de uitwijklijst van het Rbtv zijn ingeschreven en waarvan de geldigheidsduur van de VOG nog niet is verlopen.

Een Pdf-versie is beschikbaar op de website van de IND: Gedragscode tolken (pdf)